連絡帳のICT化で保育園運営を効率化！導入までのポイントを解説

保育園における連絡帳の課題と現状            

最も大きな課題は、保育職員の業務時間確保です。電子と比べて紙の連絡帳の方が、記入に時間がかかります。
保育中にまとまった時間を確保することは難しく、やむを得ず、自身の休憩時間を削って連絡帳を記入する保育職員も多い状況です。          

従来の紙ベースの連絡帳のデメリット           

紙の連絡帳ではリアルタイムに情報共有ができません。
万が一、急な休園など緊急事態が発生した際には、各家庭へ電話やメールで状況説明などを行わなければなりません。保護者が電話に出ず、連絡が遅れてしまうといった可能性もあります。
また、紙媒体では、誤って紛失してしまったり、別の保護者に渡してしまったりなどの情報漏洩のリスクが高まります。連絡帳はお子さまに関する個人情報が非常に多く含まれています。リスクは回避したいですね。         

課題を解決するためのICT化の必要性            

保育園では園児情報や保護者へのお知らせなど、多くの業務を紙媒体で行っていました。作成が必要な書類も多く、保育士に過度な業務負担がかかることが問題視されています。
保育業界の人材不足が叫ばれる現代において、業務の効率化は必須です。保育士が働きやすい環境づくりが求められています。        

ICT化された連絡帳のメリット            

連絡帳をICT化することで、保育職員は隙間時間を活用して連絡帳の記入や保護者へのお便り等を配布することができます。結果、業務効率化や、紛失・情報漏洩のリスク減へも繋がります。            

業務効率化            

園だよりや連絡帳、提出書類を手書きした場合、非常に時間がかかります。ICT化することで、予測変換を活用したり、誤字脱字を簡単に修正したり、フォーマットを使用して時間短縮することができます。
ほかにも、保育職員、保護者ともに隙間時間で連絡帳や書類の記入ができたり、緊急時の情報も即座に共有、伝達することができたりします。
時間をかけず、確実な情報伝達ができるため、保育職員、保護者の双方の負担が軽減されます。

保護者とのコミュニケーション円滑化            

ICT化により、保護者とのコミュニケーションが活発になります。
保育職員が連絡帳の記入業務に追われてしまうと、詳細なお子さまの様子を伝えることが難しくなり、結果的に保護者とのコミュニケーションが減ってしまいます。
業務を効率化することで、お子さま一人ひとりと関わる時間が増え、連絡帳に記載する内容、登園・降園時のコミュニケーション共に増えることが期待できます。                 

そのほかのメリット            

まず、セキュリティー面です。データのため紛失することが少なく、ほかの保護者へ渡してしまうなどの情報漏洩のリスクも抑えられます。
保育職員も保護者も、誤って削除しない限り、いつでもデータが見返すことができます。
また、業務の効率化により、残業・持ち帰り仕事の防止、さらには離職防止にもつながります。
ほかにも、ICT化することにより紙の使用を抑えることができるため、環境面においてもメリットがあります。            

ICT化された連絡帳のデメリット            

連絡帳や健康診断のデータは、園児の成長記録として手元に残しておきたい保護者も多くいるかと思います。使用するシステムによっては、卒園後にはデータが見られなくなってしまう場合もあります。
また、手書きの連絡帳やお便りと比べると少し無機質な感じになってしまうため、乳幼児期の記録としてはやや寂しさを感じる保護者もいるかもしれません。        

導入コスト            

ICTツールの多くは、システム利用料が各社月額5,000円～9,000円となっています。
そのほかにネットワーク環境、PCやタブレットの購入が必要となります。
当社の場合、アプリ利用料は掛からず、PCやタブレットもご用意が可能です。       

運用までの準備          

保護者には、護者説明会や入園面談の際に、使用方法を説明しておきましょう。
合わせて、保育職員に対しても説明会や練習の時間を設けましょう。機械に対して抵抗を感じる職員も一定数いるため、慣れるまではフォローできる体制を整えましょう。
今まで紙媒体で記入していた連絡帳や口頭で伝えていた連絡をシステムで行うことで手間が省け、効率が良くなるなど、メリットもお伝えすることで、受け入れていただきやすくなります。           

具体的な活用方法            

連絡帳、園だよりや園からのお知らせの配信、登園予約、お子さまの園での様子を写真・動画で公開など………。使用するシステムにより、活用方法はさまざまです。今回は、一例を紹介します。            

日々の保育内容の共有            

午睡の時間、昼食の食べた量、おやつの食べた量、検温の項目などの記入ができます。
もちろん、どのような遊びをしたのか、1日の園での様子についてお子さま一人ひとりの詳細を記載できます。
また、動画でお子さまの様子を共有するツールもあります。
保育園とご家庭をつなぎ、子どもの成長を垣間見れるため、非常に好評です。       

出欠管理            

園児一人ひとりの出欠登録が可能なアプリもあります。
登録状況は一覧で確認でき、保育職員間でもスムーズに共有できます。
当日の急な連絡もアプリのメッセージ機能で対応できるため、電話対応の時間も大幅に削減できます。         

健康管理           

アレルギーの有無や詳細はもちろんのこと、持病、常用薬、既往歴、熱性けいれんや脱臼の有無などの詳細を保育職員と保護者とでやり取りできます。            

導入のポイント            

上記で記載しているとおり、使用するシステムによりさまざまな機能があります。
あまりにも機能が多すぎると使いこなせず、費用ばかりがかかることもあります。
自園にはどんな機能が必要なのか、見極めることが大切です。
また、PC業務に抵抗を感じている保育職員や保護者がいる場合には、ご理解いただき、協力をしてもらう必要があります。   

キッズコーポレーションは保育園運用のICT化に注力しています。ぜひ、お問い合わせください。            

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